テレアポで受付突破できない理由
テレアポでは、担当者と話す前に受付でストップされてしまうケースが多くあります。なぜ突破できないのかを理解することで、改善の糸口を見つけることが可能です。
ここでは、外的要因と内的要因に分けて解説します。
外的要因
テレアポが受付で遮られてしまう大きな要因のひとつに、企業側の外的要因が挙げられます。これは、企業が定めるルールや体制によるものであり、営業担当者の工夫だけでは乗り越えるのが難しい領域です。
例えば、多くの企業では「飛び込み営業や売り込みを受け付けない」という明確な方針が設けられており、受付担当者もその方針に基づいて営業電話を遮断するよう教育されています。
さらに、受付担当者自身に取り次ぎの権限がない場合も少なくありません。
企業全体の方針として、決裁者への直接連絡を厳しく制限しており、「電話では受け付けず、メールでの問い合わせを推奨する」「既存取引先からの紹介でなければ対応しない」など、明文化されたルールが存在します。
このような体制は、個々の受付担当者の裁量では変えられないため、営業電話によるアプローチの障壁となっているのです。
内的要因
一方で、受付突破ができない原因は営業担当者自身の内的要因にもあります。自分の話し方や準備不足によって、受付に不信感を与えてしまうケースです。
例えば、名乗り方が不自然であったり、要件が曖昧なまま話し始めたりすると、受付から「営業電話だ」とすぐに判断されてしまいます。特に「お世話になっております」といった形式的な言葉を多用しつつも、具体的な接点が見えない場合は不審に思われやすいのです。
また、声のトーンや話すスピードが自信なさげだと、相手は「この人に担当者を取り次ぐ必要はない」と感じてしまいます。受付担当者は日常的に多くの電話を受けているため、わずかな違和感や曖昧さからでも営業色を見抜いてしまいます。
さらに、事前リサーチの不足も大きな要因です。相手企業の状況や担当者の部署名を把握せずに電話をかけると、「どの部署の誰に用件があるのか」が不明確になり、受付としてもつなげようがありません。情報不足は不信感を招き、結果的に突破を阻む要素となります。
テレアポで受付突破するための7つのコツ
テレアポにおいて、受付担当者を突破できるかどうかが商談の第一関門となります。いくら魅力的な商品やサービスを持っていても、担当者につなげてもらえなければ意味がありません。
そこで今回は、テレアポで受付突破をするための7つの具体的なコツについて解説します。
営業電話と思わせないように話す
受付突破の最初のポイントは「営業電話だ」と思われないように話すことです。受付担当者は日々多くの営業電話を受けているため、営業色が強く出ると即座に断られる可能性が高まります。
例えば冒頭で「お世話になっております」と自然に挨拶したり、担当者の名前をしっかり伝えたりするなど、来訪者や既存の取引先のように振る舞うことで違和感を与えません。
また、「ご担当者様と情報交換をしたい」といった表現を使うと、営業色を抑えながら会話を進めやすくなります。
声のトーンと話すテンポを調整する
電話口での第一印象は声で決まります。声のトーンが高すぎると軽く聞こえ、低すぎると圧迫感を与えてしまうため、落ち着いた中間のトーンを意識することが大切です。
また、話すテンポにも注意が必要です。
早口だと不信感を抱かれ、遅すぎると間延びしてしまいます。適度なテンポで、相手が聞き取りやすい速度を意識することで、受付担当者に安心感を与えられます。
丁寧な言葉遣いを意識する
受付担当者は会社の窓口であり、第一印象を左右する重要な存在です。丁寧な言葉遣いを徹底することで、相手から「礼儀正しい人」と認識され、取り次いでもらえる可能性が高まります。
特に注意したいのは語尾や敬語表現です。「～していただけますか」「恐れ入りますが」といったクッション言葉を活用し、相手に配慮を示すことが効果的です。
乱暴な印象を与えないよう、柔らかい表現を心がけましょう。
用件を簡潔に話す
受付担当者は多忙であり、長い説明を聞く余裕はありません。そのため、要点を端的に伝えることが受付突破のカギとなります。
「〇〇の件で△△様にご連絡いたしました」というように、冒頭で結論を簡潔に伝えると相手に理解してもらいやすくなります。
ダラダラと説明するよりも、短く明瞭に話すことで「この人は無駄がない」と好印象を与えることができます。
断り文句は適切に切り返す
受付担当者から「担当者は不在です」「資料を送ってください」といった断り文句を言われるのはよくあることです。その際に、ただ引き下がるのではなく、適切に切り返すことが重要です。
例えば「ご不在とのことですが、明日でしたらお時間をいただけるでしょうか？」と次のアクションにつなげる工夫をします。
資料送付を求められた場合も、「承知しました。お送りした上で、改めてご担当者様に直接ご説明させていただけますか？」と一歩踏み込むことで突破口を開くことができます。
受付では判断できない提案を出す
受付担当者は会社の決裁権を持っていません。そのため、受付レベルでは判断できない内容を提示することが効果的です。
例えば「御社の今後の経営戦略に関わるお話なので、責任者の方に直接ご確認いただく必要があります」と伝えると、担当者につながなければならない理由が生まれます。
受付担当者に決定を委ねるのではなく、「これは担当者でなければ判断できない話」と理解してもらうことが大切です。
受付担当者に伝言を頼む
どうしても担当者につないでもらえない場合は、受付担当者に伝言を依頼するのもひとつの手です。
「本日このような件でお電話したことを△△様にお伝えいただけますか」と丁寧にお願いすれば、後日折り返しの連絡が期待できます。
その際、伝言の内容はシンプルかつ印象に残るように工夫しましょう。具体的な提案やメリットを一言添えることで、担当者が興味を持ちやすくなります。
テレアポで受付突破できない場合の対処法
テレアポでは、常に受付突破が成功するわけではありません。むしろ多くのケースで断られることもあり、その後の対応次第で商談のチャンスが残るかどうかが決まります。
ここでは、受付突破できなかった場合に有効な対処法を紹介します。
テレアポのデータを活用する
受付突破ができなかった際には、その通話を無駄にせずデータとして活用することが重要です。
具体的には、受付担当者の対応傾向、断り文句のパターン、つながる時間帯などを記録しておくと、次回のアプローチに役立ちます。
例えば「午前中は不在が多いが、夕方はつながりやすい」といった傾向が分かれば、効率的に再アプローチが可能になります。
テレアポの失敗を単なる失敗で終わらせず、次の成功につながる情報資産として活用することがポイントです。
許可を得た上で自社の資料を送付する
担当者につながらなかった場合でも、受付を通じて自社の資料を送付できるケースがあります。
ただし、無断で送ると迷惑と受け取られる可能性があるため、必ず受付担当者に許可を得ることが大切です。
資料送付の際には、「資料をご確認いただいた上で、改めてご説明させていただければ幸いです」と伝えると、その後のアポイントにつながりやすくなります。
紙媒体やメールなど、相手の都合に合わせた方法を選ぶと好印象を与えられます。
日を改めて再アプローチをする
一度断られた場合でも、すぐに諦めてしまうのは早計です。特に担当者が不在であった際には、日を改めて再度電話をかけ直すことが効果的です。
この際、「〇日に改めてお電話させていただいてもよろしいでしょうか」と受付に伝えておくことで、再アプローチ時に取り次ぎがスムーズになる可能性が高まります。
また、再度の連絡時には、前回の会話内容を踏まえて話を進めることが、相手に対する信頼感の醸成につながります。
会話記録を丁寧に残し、相手の都合やタイミングを配慮した上でアプローチすることが、受付突破の成功率を高めるポイントです。
まとめ
テレアポで受付を突破できない背景には、企業の組織的な仕組みや、営業担当者のアプローチ方法に起因する要素があります。
ただし、声のトーンや用件の伝え方を見直し、通話内容や失敗の要因を分析して再アプローチに活かすことで、突破率の向上が期待できます。日々の小さな改善の積み重ねが、次のチャンスへとつながります。
また、テレアポの効率化を図る手段として、DX営業代行の活用も効果的です。リスト作成からアポイント取得まで一連のプロセスを丸投げでき、貴社のニーズに応じたアプローチ戦略の提案も可能です。
受付突破に課題を感じている場合は、ぜひDX営業代行の導入をご検討ください。