【名刺管理】Excelを活用して管理する方法と注意点を解説

営業職は、業務上多くの人と名刺交換をする機会があります。名刺を適切に管理しないと、どんどん増えて必要な名刺がわからなくなったり、すぐに確認できなかったりと業務に支障が出てしまいます。 なるべくコストをかけずに管理したい方は、Excelで管理するのもひとつの方法です。今回は、Excelで名刺を管理する手順について解説します。


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【名刺管理】Excelで管理する方法

アプリやクラウドを使用するとインターネット環境が必要になるため、名刺管理をするうえで不便に感じるかもしれません。しかし、Excelでの名刺管理なら、コストをかけずオフラインでも編集できます。

ここでは、Excelで名刺を管理するときの2つの方法を紹介します。

名刺管理用のシートを自作する

ひとつめは、関数を応用して名刺管理用のシートを作成する方法です。名刺に記載されている氏名や企業名、肩書、住所などの項目を10個程度作成して管理します。

名刺管理用のテンプレートを利用する

シートを自作する手間を省きたい場合、テンプレートを利用する方法もあります。無料で利用できるテンプレートがWeb上に多数公開されていますので、自分に合った使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

方法1.Excelで名刺管理シートを自作する手順

Excelで自作する名刺管理シートは、手順が分かっていれば誰でも簡単に作成することができます。

ここでは、その方法について詳しく説明します。大きく、以下の3つの手順に分けられます。

手順1.項目を設定する
手順2.テーブルを設定する
手順3.セルに入力制限をかける

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

手順1.項目を設定する

まず、管理に必要な項目を設定します。会社名、部署、氏名、電話番号など名刺に記載されている内容を項目にしましょう。ほかにも、備考欄を設けて、名刺の交換日や雑談で話した内容などの項目を設定するのもおすすめです。

氏名の項目にフリガナが自動で入力されるようにしておくと、よりスムーズに管理できます。

手順2.テーブルを設定する

情報を入力し終えたら、項目一覧の見やすさ、並び替えやすさを向上させるためにテーブルを設定しましょう。

テーブルとは、選んだ表をまとめて管理したり編集したりできる機能のことです。一括で編集できれば関数の修正などもしやすくなるので、設定しておくとあとで便利です。

テーブルの設定方法は以下のとおりです。

1.名刺から入力したデータを項目ごと範囲選択する。
2.「挿入」タブの「テーブル」を選択する。
3.「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」をチェックして「OK」をクリックする。

手順3.セルに入力制限をかける

複数人で運用・管理する可能性がある場合は、セルに制限をかけておきましょう。入力ミス、関数や書式の削除などのヒューマンエラーを事前に防ぐことができます。

セルの入力制限の方法は以下のとおりです。

1.入力可能にしたいセルをすべて選択し、右クリックで「セルの書式設定」を選択する。
2.「保護」タブの「ロック」のチェックを外す。
3.「校閲」タブから、「シートの保護」を選択する。
4. 「ロックされたセル範囲の選択」と「ロックされていないセル範囲の選択」にチェックを入れて「OK」をクリックする。

方法2.無料ダウンロードができるExcel用のテンプレート

インターネット上で配布されている交換日、会社名、部署(役職)名、名前、連絡先などを記載できるテンプレートをダウンロードするのもひとつの方法です。

すでにあるテンプレートに入力すれば良いだけなので、凝ったものでなくてもとりあえず作っておきたいというときに良いでしょう。

ここでは、テンプレートが掲載されているおすすめのWebサイトを紹介します。

楽しもうOffice

「楽しもうOffice」は、Microsoftが提供するテンプレート集です。Excelで管理できる「顧客管理表」のほか、名刺の画像や顔写真を管理できる「名刺管理ノート」「簡単名刺管理ノート」などのOne Noteのテンプレートも紹介されています。

参考:「企業様におすすめ Office の無料テンプレート- 楽しもう Office」(日本マイクロソフト株式会社)

bizocean

「bizocean」は、名刺管理テンプレートのほか、営業活動に必要なテンプレートが豊富にそろったサイトです。実用的なテンプレートが数多く紹介されているので、なにか書式を作りたいときはまずここを参照すると良いでしょう。

参考:「bizocean」(トライベック株式会社)

【Excel】名刺を管理する際は注意が必要!

Excelで名刺を管理するときは、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。今回は、名刺を管理する際の注意点を解説します。

誤入力のおそれがある

名詞管理アプリによっては画像をスキャンして読み込めるものもありますが、Excelで名刺を管理する場合、手入力が必要です。そのため、名刺の枚数が多い場合や急いで入力する場合、誤入力のおそれがあります。

誤入力したデータをそのまま気づかずに使ってしまうと、内部でうまく意思疎通ができなかったり、先方を不快な気持ちにさせてしまったりするかもしれません。

手入力したデータは複数人で確認する、何回かチェックするなど、ミスがないようにしておきましょう。

情報漏洩のリスクがともなう

Excelはオフラインで利用できる一方で、外出先で使用する際は情報漏洩のリスクがともないます。

データが入っている端末やUSBメモリを落としてしまったり、参照しているときに後ろから覗き込まれたりするかもしれません。パスワードを設定している場合でも、解読されてしまう場合もあります。

情報漏洩のリスクを防ぐためにも、外出先での使用を禁止する、セキュリティソフトを導入するなどの対策が必要です。取り扱い方法を決めて、社内全体で守るように意識しましょう。

名刺の管理をはじめとする営業活動の効率化なら、リストクラスターMapsをご活用ください。

リストクラスターMapsは、オリジナル営業マップ作成ツールです。「Google Maps API for Business」を活用しているため、直感的に操作でき、簡単に営業マップを作成できます。

Web上から自由に企業リストを入手できる営業リスト作成機能を搭載しているので、効率よくリストを集めることもできます。

また、リストクラスターMapsはアドレス帳としても利用できるので、名刺管理にもおすすめです。企業はカテゴリごとにフォルダを分けられるので、情報へのアクセス性にも優れています。

営業活動の業務効率化にぜひご活用ください。

まとめ

今回は、Excelで名刺を管理する方法や注意点を解説しました。手作業で運用することが多いため、誤入力やセキュリティ面の対策をすることが重要です。

名刺管理をするなら、リストクラスターMapsもおすすめです。オリジナルの営業マップや企業リストを簡単に作成でき、営業活動の効率化に役立ちます。

営業活動を効率化したいと考えている方は、ぜひリストクラスターMapsの利用もご検討ください。