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【名刺管理】エクセルで管理する方法
アプリやクラウドを使用するとインターネット環境が必要になるため、名刺管理をする際に不便に感じるかもしれません。しかし、エクセルでの名刺管理なら、コストをかけずオフラインでも編集できます。
ここでは、エクセルで名刺を管理するときの2つの方法を紹介します。
名刺管理用のシートを自作する
ひとつ目は、関数を応用して名刺管理用のシートを作成する方法です。名刺に記載されている氏名や企業名、肩書、住所などの項目で情報を整理します。
名刺管理用のテンプレートを利用する
シートを自作する手間を省きたい場合、テンプレートを利用する方法もあります。無料で利用できるテンプレートがWeb上に多数公開されていますので、自分に合った使いやすいものを選ぶと良いでしょう。
方法1.エクセルで名刺管理シートを自作する手順
エクセルで自作する名刺管理シートは、手順が分かっていれば誰でも簡単に作成することができます。
ここでは、その方法について詳しく説明します。大きく、以下の3つの手順に分けられます。
手順1.項目を設定する
手順2.テーブルを設定する
手順3.セルに入力制限をかける
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
手順1.項目を設定する
まず、管理に必要な項目を設定します。会社名、部署、氏名、電話番号など名刺に記載されている内容を項目にしましょう。ほかにも、備考欄を設けて、名刺の交換日や雑談で話した内容などの項目を設定するのもおすすめです。
氏名の項目にフリガナが自動で入力されるようにしておくと、よりスムーズに管理できます。
手順2.テーブルを設定する
情報を入力し終えたら、項目一覧の見やすさ、並び替えやすさを向上させるためにテーブルを設定しましょう。
テーブルとは、選んだ表をまとめて管理したり編集したりできる機能のことです。一括で編集できれば関数の修正などもしやすくなるので、設定しておくと後で便利です。
テーブルの設定方法は以下のとおりです。
1.名刺から入力したデータを項目ごと範囲選択する。
2.「挿入」タブの「テーブル」を選択する。
3.「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」をチェックして「OK」をクリックする。
手順3.セルに入力制限をかける
チームや部署など複数人で運用・管理する可能性がある場合は、セルに制限をかけておきましょう。入力ミス、関数や書式の削除などのヒューマンエラーを事前に防ぐことができます。
セルの入力制限の方法は以下のとおりです。
1.入力可能にしたいセルをすべて選択し、右クリックで「セルの書式設定」を選択する。
2.「保護」タブの「ロック」のチェックを外す。
3.「校閲」タブから、「シートの保護」を選択する。
4. 「ロックされたセル範囲の選択」と「ロックされていないセル範囲の選択」にチェックを入れて「OK」をクリックする。
方法2.無料ダウンロードができるエクセル用のテンプレートを利用する
インターネット上で配布されている交換日、会社名、部署（役職）名、名前、連絡先などを記載できるテンプレートをダウンロードするのもひとつの方法です。
すでにあるテンプレートに入力すれば良いだけなので、凝ったものでなくてもとりあえず作っておきたいというときに良いでしょう。
ここでは、テンプレートが掲載されているおすすめのWebサイトを紹介します。
楽しもうOffice
「楽しもうOffice」は、Microsoftが提供するテンプレート集です。エクセルで管理できる「顧客管理表」のほか、名刺の画像や顔写真を管理できる「名刺管理ノート」「簡単名刺管理ノート」などのOne Noteのテンプレートも紹介されています。
参考：「企業様におすすめ Office の無料テンプレート- 楽しもう Office」（日本マイクロソフト株式会社）
bizocean
「bizocean」は、名刺管理テンプレートのほか、営業活動に必要なテンプレートが豊富にそろったサイトです。実用的なテンプレートが数多く紹介されているので、なにか書式を作りたいときはまずここを参照すると良いでしょう。
参考：「bizocean」（トライベック株式会社）
エクセルにエクスポートできるフリーの名刺管理アプリやシステム
作業を効率化したい場合はエクセルにエクスポート（出力）して保存できる、フリーの名刺管理アプリ（システム）を利用するのもおすすめです。
アプリ（システム）専用のスキャナー、スマートフォンのカメラで読み込むと、情報をそのままエクセルにエクスポートできます。
名刺管理アプリ（システム）を選ぶ際は、画像データのテキスト部分を認識して文字データに変換する「OCR」が搭載されたものを選びましょう。
フリーの名刺管理アプリ（システム）でおすすめなのは、以下のとおりです。
・WANTEDLY PEOPLE
・my Bridge
・Evernote
・Eight
・CAMCARD
・名刺バンク
それぞれ料金プランや登録できる枚数が異なります。予算や取引先の数に合ったものを選ぶとよいでしょう。
エクセルで名刺管理をするメリット
予算が限られている場合や、出先で名刺管理をする機会が多い場合は、エクセルを利用して名刺管理をするのがおすすめです。ここでは、具体的なメリットをふたつ紹介します。
費用がかからない
エクセルで名刺管理をする最大のメリットは、費用がかからないことです。特に、新しくシステムを導入する場合、初期費用に加えて維持・管理費用が必要です。サーバーを管理する人員の確保や人材育成が課題になるケースも少なくありません。
一方、エクセルはパソコンに標準装備されていることが多く、費用を節約できます。基本的な操作であればほとんどの社員が習得しているため、人材育成の手間もかかりません。
環境に影響されにくい
エクセルはインターネット環境がなくても使えるのがメリットです。クラウドで管理する名刺管理アプリはインターネット環境が必要です。そのため、出先でインターネットが使えない場合や、通信制限がかかっている場合は不便です。
エクセルはオフラインでの作業ができるため、インターネット環境が整っていなくても利用できます。オフライン環境で名刺管理をする機会が多い場合は、エクセルがおすすめです。
エクセルで名刺管理をするデメリット
エクセルは情報の管理をする上で便利ですが、管理したいデータ数や利用人数によっては適さないケースもあります。
ここでは、エクセルで名刺管理をするデメリットをふたつ紹介します。
操作に手間や時間がかかる
エクセルでの名刺登録は、基本的に手打ちする必要があります。そのため、名刺の枚数が多いほど情報を打ち込むのに手間や時間がかかります。異動や退職によって名刺情報が変われば、その情報も更新しなくてはいけません。
また、手打ち作業はヒューマンエラーが発生する要因です。情報の入力ミスがあると適切な管理ができません。特に、複数人で管理する場合、誤って重要なデータを削除してしまうおそれもあります。細かな権限設定は難しいため、運用に課題を感じるケースも多いです。
データが多いと動作が遅れやすい
管理するデータが多くなるとエクセルの動作が遅れる可能性があります。作業者の入力・運用に、想定以上の工数がかかることもあるでしょう。
エクセルの動きを軽くする方法として、「見えないオブジェクトを見つけて消去する」「不要なマクロを削除する」「関数や数式を減らす」「使っていないページを削除する」などがあります。
属人化するケースもある
エクセルに複雑なマクロや関数が組まれている場合、運用が難しくなることがあります。メンテナンスできる人が限定され、使われなくなるおそれも考えられるでしょう。
属人化してしまうと、一度作成したシートを新しく作り替えたり、他の管理方法を探したりしなければなりません。余計に手間がかかり、非効率になってしまいます。
【エクセル】名刺を管理する際は注意が必要！
エクセルで名刺を管理するときは、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。今回は、名刺を管理する際の注意点を解説します。
誤入力のおそれがある
名詞管理アプリによっては画像をスキャンして読み込めるものもありますが、エクセルで名刺を管理する場合、手入力が必要です。そのため、名刺の枚数が多い場合や急いで入力する場合、誤入力のおそれがあります。
誤入力したデータをそのまま気づかずに使ってしまうと、内部でうまく意思疎通ができなかったり、先方を不快な気持ちにさせてしまったりするかもしれません。
手入力したデータは複数人で確認する、何回かチェックするなど、ミスがないようにしておきましょう。
情報漏洩のリスクがともなう
エクセルはオフラインで利用できる一方で、外出先で使用する際は情報漏洩のリスクがともないます。
データが入っている端末やUSBメモリを落としてしまったり、参照しているときに後ろから覗き込まれたりするかもしれません。パスワードを設定している場合でも、解読されてしまう場合もあります。
情報漏洩のリスクを防ぐためにも、外出先での使用を禁止する、セキュリティソフトを導入するなどの対策が必要です。取り扱い方法を決めて、社内全体で守るように意識しましょう。
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Web上から自由に企業リストを入手できる営業リスト作成機能を搭載しているので、効率よくリストを集めることもできます。
また、リストクラスターMapsはアドレス帳としても利用できるので、名刺管理にもおすすめです。企業はカテゴリごとにフォルダを分けられるので、情報へのアクセス性にも優れています。
営業活動の業務効率化にぜひご活用ください。
まとめ
今回は、エクセルで名刺を管理する方法や注意点を解説しました。手作業で運用することが多いため、誤入力やセキュリティ面の対策をすることが重要です。
名刺管理をするなら、リストクラスターMapsもおすすめです。オリジナルの営業マップや企業リストを簡単に作成でき、営業活動の効率化に役立ちます。
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