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営業の効率化とは
営業の効率化とは、営業活動全体の効率性を高めることです。見積書や提案書の作成、顧客との商談も含め、効率化できる業務は幅広くあります。
例えば、以下のような業務フローがあります。
1.マーケティング
・Web広告、コンテンツの作成
・展示会の開催
2.インサイドセールス
・テレアポ
・問い合わせ対応
3.フィールドセールス
・ヒアリング
・提案
4.カスタマーサクセス
・アンケート
・事例化
上記の営業活動にかかる人材やコスト、工数の無駄がないかを検討し、最適化して有効活用できるようにするのが営業の効率化です。
営業活動を効率化する目的
なぜ、営業活動の効率化が必要なのでしょうか。ここでは、営業活動を効率化する目的について紹介します。
顧客満足度を向上させるため
営業活動を効率化することで、これまで事務作業などに割いていた時間が短縮できます。浮いた時間を顧客とのコミュニケーションなどに使うことができるため、顧客満足度の向上につながります。
また、顧客への新しい提案などを練る時間ができ、商談の質を向上させられる利点もあります。じっくりと考えることができれば、より的確な提案を行うことができるため、顧客との信頼関係も築きやすくなるでしょう。
売上を増加させるため
営業の効率化によって、売上を上げるために必要な「顧客との商談数」と「商談にあてる時間」を捻出することができます。営業の仕事は、顧客とコミュニケーションをとらなければ、売上を上げることはできません。
効率化によって生み出された時間で、顧客へのアピールの時間を作ることができ、自社の商品やサービスをピンポイントに訴求できるようになります。そうすると、おのずと契約や受注につながり、売上アップにもつながるのです。
営業活動を効率化する5つの方法
営業活動の効率化という目的を果たすためには、営業パーソンの負担を減らすことが重要となります。
外回りの合間に、顧客リストの作成や各顧客に対する提案書、見積書の作成などの事務作業をするのも営業の仕事です。そのため、営業活動の無駄を省くためには、まずは営業パーソンの負担軽減について検討する必要があります。
事務処理を効率化する
見積もりや契約書の作成は重要な業務ではありますが、そのつど書類を1から作成するのは非効率です。書類をフォーマット化したり、電子捺印を導入したりして、簡略化できる部分は簡略化しましょう。
顧客の情報をリストにまとめる
顧客の情報を集約してリストにまとめるのも、業務の効率化に役立ちます。
リストをまとめる際は顧客の名前や住所だけではなく、これまでの提案内容、効果があったアプローチ方法、過去の成約率など、営業に関するあらゆる情報を蓄積させることで、自分だけの情報ツールとなります。
特に新規顧客のリサーチでは、情報収集に時間をかけすぎないようにするのも大切です。しかし顧客リストに情報を集約しておけば、アプローチ前の事前準備の時間を短縮できます。情報を探す時間が短縮できれば、おのずと営業活動の効率化につながるでしょう。
外回りの移動ルートを作成する
外回りの際に発生する移動時間ですが、営業活動においては無駄な時間と捉えられることも多いです。
営業活動を効率化するためには、移動時間の改善も大きなポイントです。現在の移動ルートを見直して、効率的に回れる営業ルートを考えましょう。
移動ルートの作成については、こちらの記事でも解説しているので参考にしてください。
「飛び込み営業の効率が悪い理由とは｜効率化を実現するコツを紹介」
顧客の温度感を確認しておく
アプローチすべきタイミングや顧客を判断して商談の時間を削減するには、顧客ごとの温度感を把握しておくことも大切です。温度感の低い顧客は成約につながりにくく、時間をかけてアプローチしても売上に結びつかない可能性があります。
一方で、優先的に温度感が高い顧客との接触をはかることで、効率的な成約化をねらえます。事前にヒアリングを行い、顧客のニーズを確認しておきましょう。
ツールを導入する
事務作業やルーチン作業を自動化、効率化すれば、コア業務（商談など）に時間をかけることができます。
営業支援ツールにはさまざまな種類がありますが、「名刺管理」「見積書作成」「顧客情報の分析」をサポートしてくれるツールがおすすめです。
企画書やプレゼン資料をフォーマット化し、ある程度自動で作成してくれるツールがあれば、書類作成の時間を大幅に削減できます。
また、名刺をデジタル化して管理すれば、情報管理が効率化します。入力する手間や時間を省けるため、手作業で名刺管理をしている場合は導入を検討しましょう。
また、顧客情報の分析ツールは、前述した顧客の温度感をはかるのに役立ちます。
以下の記事では外回り営業の効率をあげる方法やメリットや効率アップに役立つツールについて紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
ただし、ツールの導入には費用がかかります。コストと機能性をチェックした上で、自社の課題をより解決できるツールを選びましょう。
営業活動の効率化に役立つアプリ 6選
スマホには営業を効率化できるアプリがあります。スマホであれば簡単に利用できますし、移動中でも、電車の待ち時間でも使えるため便利です。
ここでは、営業の効率化に役立つアプリを6つご紹介します。
■情報収集に役立つアプリ
「News Picks」
経済界の動向をチェックできる経済ニュースアプリ
「U-NOTE」
ライフスタイルやファッションのトレンドも収集できる
■情報共有に役立つアプリ
「Senses」
営業活動後の情報共有ができる
「TimeTree」
スケジュールをメンバーと共有できる
■タスク管理
「Evernote（エバーノート）」
ToDoタスクやスケジュールの記録に役立つ
「Stock」
チームの情報を簡単に記録して共有できる
アプリを上手く活用し、営業活動の効率化に役立てましょう。
営業活動の効率化にはツールの導入がおすすめ
営業活動をより効率化するためには、ITツールの導入が不可欠です。
最近では、営業の事務作業を効率化できるツールが数多くリリースされているので、その中から自分に合ったものを使ってみましょう。
複数のツールを組み合わせて使っている企業も多いので、さまざまなITツールをチェックするのがおすすめです。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、気軽なコミュニケーションを効率良く行うことができるツールです。PCだけでなく、スマートフォンにも対応しているため、外出先でもメッセージの確認や送信が可能です。電話やメールなどと比べると、よりリアルタイムで手軽な情報共有ができます。
代表的なツールは、「Slack」「Chatwork」などです。それぞれコストや仕様、できることが異なるので、自社に使いやすい方を選んで導入しましょう。
Webミーティングツール
移動時間を削減するためには、Webミーティングツールの活用も効果的です。
音声・映像の送受信と同時並行でテキストのやりとりができます。社内にいながら営業活動ができるため、移動にかかる時間などのコストを省くことができると同時に、テレワークなどにも対応できるようになります。
代表的なツールは、「Zoom」「whereby」などです。こちらもコストや一度に参加できる人数などが違うので、使いやすいものを導入しましょう。
営業支援ツール（SFA）
営業支援ツールを使えば、営業活動の管理や分析だけでなく、社内の報告なども効率化することができます。属人化しやすい業務や、担当者の勘や経験などを可視化できるため、社内での平準化が可能です。
リストクラスターMapsは、GoogleMapと連携してスマホやタブレットでも利用できる 営業支援ツールです。顧客をランク分けしてマッピングできるため、効率的な回り方を模索したり、売上アップにつなげたりすることが可能です。地図表示で分かりやすく、急なエリア変更があった際の引き継ぎもしやすいため、営業担当者の行動量を増やすのにも役立ちます。
また、営業活動履歴を残せるため、営業進捗を管理するツールを別に用意する必要がありません。営業結果もリアルタイムに登録でき、メインの業務である顧客とのコミュニケーションに時間を捻出することができるでしょう。
営業活動を効率化した事例
ここでは、営業活動を効率化した成功事例をふたつご紹介します。
1. Web会議システムを導入した事例
【方法】Web会議システムを活用した
【成果】出張費の削減、商談件数の増加、緊急案件への対応が可能に
2. アウトソーシングサービスを活用した事例
【方法】商談以外の業務を外注した
【成果】自社で提供しているサービスの精度・品質が高まり、売上が増加した
コロナ禍を機に、テレワークの推進や商談のオンライン化など、営業活動の形態も変化しつつあります。新たな組織課題が浮き彫りとなっている企業も少なくないでしょう。
従来の営業スタイルを見直し、自社の課題や状況にあったツールを導入してはいかがでしょうか。
まとめ
今回は営業活動を効率化する方法について紹介しました。営業の仕事は、顧客とのコミュニケーション以外にも、提案書や見積書の作成、顧客リストの作成や整理など、さまざまな事務作業があります。
メインの業務である顧客とのコミュニケーションに時間を割くためには、前述した事務作業の効率化がポイントです。
リストクラスターなら、営業に関するすべての業務を集約でき、効率良く作業を進めることができます。営業の効率化に悩んでいる方は、ぜひリストクラスターをお試しください。