営業パーソンの負担を減らす。効率の良い営業活動を実現する方法

商品やサービスの売上を左右することから、営業は企業にとって重要な仕事のひとつです。効率の良い営業活動ができれば、より多くの契約をとることができ、それだけ売上にも反映されます。 では、営業活動の無駄を減らし、効率化する方法はあるのでしょうか。今回は、営業活動を効率化する方法について紹介します。


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営業活動を効率化する目的

昨今では、あらゆる業務を効率化する企業が増えてきています。特に営業活動の効率化に力を入れている企業が多いです。
なぜ、営業活動の効率化が必要なのでしょうか。営業活動を効率化する目的について紹介します。

顧客満足度を向上させるため

営業活動を効率化することで、これまで事務作業などに割いていた時間が短縮できます。浮いた時間を顧客とのコミュニケーションなどに使うことができるため、顧客満足度の向上につながります。

また、顧客への新しい提案などを練る時間ができ、商談の質を向上させられるという利点もあります。じっくりと考えることができれば、より的確な提案を行うことができるため、顧客との信頼関係も築きやすくなるでしょう。

売上を増加させるため

営業の効率化によって、売上を上げるために必要な「顧客との商談数」と「商談にあてる時間」を捻出することができます。営業の仕事は、顧客とコミュニケーションをとらなければ、売上を上げることはできません。

効率化によって生み出された時間で、顧客へのアピールの時間を作ることができ、自社の商品やサービスをピンポイントに訴求できるようになります。そうすると、おのずと契約や受注につながり、売上アップにもつながるのです。

営業活動のムダを省く方法

営業活動の効率化という目的を果たすためには、営業パーソンの負担を減らすことが重要となります。

外回りの合間に、顧客リストの作成や各顧客に対する提案書、見積書の作成などの事務作業をするのも営業の仕事です。そのため、営業活動の無駄を省くためには、まずは営業パーソンの負担軽減について検討する必要があります。

書類作成や手続きを効率化する

見積もりや契約書の作成は重要な業務ではありますが、そのつど書類を一から作成するのは非効率です。書類をフォーマット化したり、電子捺印を導入したりして、簡略化できる部分は簡略化しましょう。

顧客の情報をリストにまとめる

顧客の情報を集約してリストにまとめるのも、業務の効率化に役立ちます。
リストをまとめる際は顧客の名前や住所だけではなく、これまでの提案内容、効果があったアプローチ方法、過去の成約率など、営業に関するあらゆる情報を蓄積させることで、自分だけの情報ツールとなります。

特に新規顧客のリサーチでは、情報収集に時間をかけすぎないようにするのも大切です。しかし顧客リストに情報を集約しておけば、アプローチ前の事前準備の時間を短縮できます。情報を探す時間が短縮できれば、おのずと営業活動の効率化につながるでしょう。

外回りの移動ルートを作成する

外回りの際に発生する移動時間ですが、営業活動においては無駄な時間と捉えられることも多いです。
営業活動を効率化するためには、移動時間の改善も大きなポイントです。現在の移動ルートを見直して、効率的に回れる営業ルートを考えましょう。

移動ルートの作成については、こちらの記事でも解説しているので参考にしてください。
「飛び込み営業の効率が悪い理由とは|効率化を実現するコツを紹介」

営業活動の効率化にはツールの導入がおすすめ

営業活動をより効率化するためには、ITツールの導入が不可欠です。
最近では、営業の事務作業を効率化できるツールが数多くリリースされているので、その中から自分に合ったものを使ってみましょう。
複数のツールを組み合わせて使っている企業も多いので、さまざまなITツールをチェックするのがおすすめです。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、気軽なコミュニケーションを効率良く行うことができるツールです。PCだけでなく、スマートフォンにも対応しているため、外出先でもメッセージの確認や送信が可能です。電話やメールなどと比べると、よりリアルタイムで手軽な情報共有ができます。

代表的なツールは、「Slack」「Chatwork」などです。それぞれコストや仕様、できることが異なるので、自社に使いやすい方を選んで導入しましょう。

Webミーティングツール

移動時間を削減するためには、Webミーティングツールの活用も効果的です。
音声・映像の送受信と同時並行でテキストのやりとりができます。社内にいながら営業活動ができるため、移動にかかる時間などのコストを省くことができると同時に、テレワークなどにも対応できるようになります。

代表的なツールは、「Zoom」「whereby」などです。こちらもコストや一度に参加できる人数などが違うので、使いやすいものを導入しましょう。

営業支援ツール(SFA)

営業支援ツールを使えば、営業活動の管理や分析だけでなく、社内の報告なども効率化することができます。属人化しやすい業務や、担当者の勘や経験などを可視化できるため、社内での平準化が可能です。

リストクラスターMapsは、GoogleMapと連携してスマホやタブレットでも利用できる 営業支援ツールです。顧客をランク分けしてマッピングできるため、効率的な回り方を模索したり、売上アップにつなげたりすることが可能です。地図表示で分かりやすく、急なエリア変更があった際の引き継ぎもしやすいため、営業担当者の行動量を増やすのにも役立ちます。

また、営業活動履歴を残せるため、営業進捗を管理するツールを別に用意する必要がありません。営業結果もリアルタイムに登録でき、メインの業務である顧客とのコミュニケーションに時間を捻出することができるでしょう。

まとめ

今回は営業活動を効率化する方法について紹介しました。営業の仕事は、顧客とのコミュニケーション以外にも、提案書や見積書の作成、顧客リストの作成や整理など、さまざまな事務作業があります。
メインの業務である顧客とのコミュニケーションに時間を割くためには、前述した事務作業の効率化がポイントです。
リストクラスターなら、営業に関するすべての業務を集約でき、効率良く作業を進めることができます。営業の効率化に悩んでいる方は、ぜひリストクラスターをお試しください。