「問い合わせフォーム営業」を効果的に行う4つのプロセス

企業の中には、テレアポを避けるためにあえてホームページ上に電話番号を記載しなかったり、「営業電話はご遠慮ください」と明記したりしているところもあります。しかし、営業自体を断っているのではなく、電話で対応する時間的・人員的な余裕がないためにテレアポのみを断っているケースも少なくありません。 テレアポを断っている企業に対してできるのが、問い合わせフォーム営業です。ここでは問い合わせフォーム営業を行う場合のメリットやデメリットとともに、アポ獲得率を上げるためのコツを紹介します。


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問い合わせフォーム営業とは?メリットとデメリット

問い合わせフォーム営業とは、その名のとおり、企業のホームページに設置された問い合わせフォームからメールを送る営業手法のことです。テレアポを断っている企業を中心に、問い合わせフォームの近くに「ご協業の相談などはこちらから」と明記しているところもあり、近年は珍しくない手法となりました。

問い合わせフォーム営業を検討しているのであれば、まずはメリット、デメリットについて理解しておきましょう。

問い合わせフォーム営業のメリット

問い合わせフォームから営業メールを送るメリットとして、以下の2つがあげられます。

面識のない企業にもアプローチできる

前述のとおり、電話番号をホームページに記載していない企業であっても、社員の誰かがコネクションを持っていれば、メールアドレスに直接連絡することができます。しかし何の面識もない企業の場合、メールアドレスすら分からないこともあるでしょう。

企業ホームページに問い合わせフォームが設置されていれば、面識がなくメールアドレスも分からない企業であっても、営業メールを送ることができます。

確度の高いアポイントが期待できる

中小企業やベンチャー企業の中には、代表者や責任者本人が問い合わせ内容に目を通していることもあります。自社の事業や今後の経営計画にメリットがあると判断されれば、鶴の一声でアポイントを得やすくなるでしょう。

また、テレアポの場合は受付突破すらできないケースも少なくありません。メールであれば本題を必ず伝えられるため、より確度の高いアポイントにつながります。

問い合わせフォーム営業のデメリット

アポイントを取りやすいメリットがある一方で、問い合わせフォーム営業には以下のデメリットもあります。

メール文作成や送信の工数がかかる

メール本文の作成や送信、問い合わせフォームのあるページへのアクセスなど、1件あたりの工数が大きくなりやすい特徴があります。

通常のメールシステムの場合、専用ツールを活用すれば数千件の企業へ同じ内容のメールを一括送信できます。そのため最初にリスト作成や本文作成を済ませば、その後の作業は不要となります。

しかし問い合わせフォームを利用する場合、各社のメールフォームに1件ずつ送信しなくてはなりません。また、フォームの仕様によってはメール文と分けられた入力スペースに送信者情報を手入力しなければならない手間も生じます。

送信数勝負になる

新規開拓の営業では、ゼロからの関係構築が必要です。問い合わせフォームを送信しても何の反応もないケースも多いため、契約率を上げるには、単純に送信数を増やさなくてはなりません。

結果的には、テレアポと同様に数の勝負となってしまいます。

担当者にアプローチできる確率が低い

設置されている問い合わせフォームは、必ずしも営業を受けるためのものではないため、送信しても担当者に届かない可能性があります。

問い合わせフォームを設置した目的によっては、取締役以上の役職から返信が来なかったり、別の部署から返信がきたりと、担当者にアプローチできる確率が低くなります。

自社の印象を損なうおそれがある

問い合わせフォームの多くは、顧客向けの申し込み口や、求職者用の窓口として使用することを前提に設置されています。そのようなメールフォームを利用すると、営業とは無関係の窓口に送信する可能性があり、失礼にあたります。

成果が出ないどころか、クレームにつながるおそれも多く、自社の印象を損なうリスクもあることを理解しておきましょう。

問い合わせフォーム営業を行う方法

問い合わせフォーム営業を実践する場合は、ひととおりの流れを押さえておくと作業効率の低下を防げます。具体的な問い合わせフォーム営業のやり方は、以下のとおりです。

1.送り先リストを作成する

まず、成果が見込めそうな企業をリストアップします。ホームページを検索して、問い合わせフォームに即座にアクセスできるよう、URL情報もまとめておくと便利です。

2.文章を作成する

次に、問い合わせフォームに入力する文章を作成しましょう。営業先によって多少変更する部分が出る場合もありますが、大まかな内容をあらかじめ用意しておくと入力作業がスムーズになります。

また、入力すべき項目の共有があれば、複数人で取り組んでも内容にブレが生じません。文章に盛り込むべき内容は、以下の4つです。

自己紹介

自社について知らない相手へメールを送る以上、自己紹介は欠かせません。ただし詳しく書きすぎると本題からズレてしまい、途中までしか読んでもらえない可能性があるため、簡潔な内容に留めることがポイントです。

目安としては、長くても5行程度に押さえておきます。実績などの数字や事業内容などの共通点といった、相手が自社に興味をもってくれるような要素を盛り込みましょう。

連絡をした理由

自己紹介が終わったら、早速本題に入ります。連絡をした理由も可能な限りシンプルに書き、だらだらと長く書かないことが大切です。

変に取り繕って意図の見えない内容にするよりも、シンプルに意図が伝わるメールのほうが相手の時間を奪わず、好印象を得られます。

メリットや解決できる課題

自社と協業したり、自社の商品・サービスを購入したりすることで、どのようなメリットがあるのかを明確に伝えます。漠然と「良いものですよ」と伝えても成果にはつながらないため、どのような課題を解決できるのか、具体的な内容で伝えると良いでしょう。

相手への要望

最後は、メールを読んだ担当者にどのような行動を求めるのか、要望を書きます。メールに対して返信してほしいのか、担当者と会って話したいのか、資料を見てほしいのか、要望が書かれていなければ相手は次の行動に困ってしまいます。

一度担当者に会って話したい場合は、最初の返信時にアポイントの候補日を教えてもらえるような内容にしておくと、その後のやり取りもスムーズです。

3.問い合わせフォームから送信する

文章が完成したら、問い合わせフォームから送信します。企業によっては土日や営業時間外でも担当者が残っている場合もありますが、平日の営業時間内の送信がおすすめです。

土日や営業時間外に送信しても、必ずしも即座に確認してもらえるとは限りません。メール対応は平日のみ、とルールを決めているところもあります。何より、相手企業も数多くの問い合わせを受けるなかで、確認するまでのタイムラグが長いほど、他のメールに埋もれてしまうリスクが高くなります。

4.返信が来たら対応する

返信が来たら、間を置かずに対応することも成果につなげるための重要なポイントです。相手の興味、関心があるうちに対応できれば、レスポンスの早い企業として信頼してもらえます。

即座に対応できるよう、返信用の文章もある程度考えておくことをおすすめします。

効果的に問い合わせフォーム営業を行うポイント

より問い合わせフォーム営業の効果を高めるためには、いくつかのコツを押さえておくと良いでしょう。ここでは特に意識しておきたい、3つのポイントを紹介します。

送信先によって文章を変える

ある程度のひな型は必要ですが、一語一句変えずに複数社へ送信することは、適切ではありません。いかにもテンプレートと分かる文章は、相手から反応をもらいにくくなります。

自社に興味をもってもらうために、相手企業が抱えている課題を把握して、解決できることを伝えることがポイントです。もちろん企業名や担当者名、日にちなど細かな部分も間違いのないよう、注意してください。

反応の得られやすい曜日・時間帯に送る

返信率を上げるちょっとしたコツが、反応が得られやすい曜日や時間帯を意識することです。業種や業態によって、最適な曜日や時間帯は変わります。

ターゲット別に最適な曜日と時間帯を把握しておき、ベターなタイミングで営業をかけましょう。

送信先リストを効率的に作成する

送信先リストの質の高さも重要です。自社のターゲットとは言えない業種や企業に営業したり、古い情報を活用して失礼な営業をしてしまったりすると、成果は期待できません。まずは質の高いリストを作成して、効率的な問い合わせフォーム営業を行いましょう。

しかし、質の高い送信先リストを作成するのは、手間がかかるものです。効率的に送信先リストを作成するなら、リスト作成ツールの活用を検討してはいかがでしょうか。

リストクラスター」は、常に最新の企業情報を収集・蓄積しているリスト作成ツールです。高精度のセールスマネジメントツールで精査し、質の高い送信先リストが完成します。

収集データは企業が正式に公開した情報のみを対象としており、違法性を問われたり、企業の信頼性を崩したりする心配もありません。800万件をこえる独自の企業データベースと、インターネット上に公開された情報の両方を活用できるため、多くの企業にリーチできます。

アプローチ方法なども履歴として残せるため、営業活動全般の業務効率化につながります。

まとめ

問い合わせフォーム営業は、テレアポのように本題に入る前に断られてしまうことがありません。先にメールで用件や営業トークを伝えられるため、確度の高い営業活動ができます。

より効果的な営業活動にするためには、送信先リストの作成も慎重に行いましょう。「リストクラスター」なら公開された正式な情報のみを利用して、質の高い送信先リストが作成可能です。

問い合わせフォーム営業以外の業務効率化にも役立てられるため、ぜひ一度お試しください。