目次
問い合わせフォーム営業とは
まずは営業手法をきちんと理解することが大切です。ここでは問い合わせフォーム営業とは何か、営業メールとの違いについて解説します。
問い合わせフォームからアプローチする営業手法
問い合わせフォーム営業は、企業のホームページにある「問い合わせフォーム」から営業アプローチを実施する手法です。プッシュ型の新規顧客開拓のひとつで、通常のメールより開封率が高い点が大きな特徴としてあげられます。
問い合わせフォームには「総合窓口」「サービス問い合わせ窓口」「カスタマーサポート窓口」「注文窓口」などがあります。このうち、営業で用いるのは総合窓口です。
多くの企業は自社サイトに問い合わせフォームを設置していることから、メールアドレスを知らない企業にもアプローチできます。
よく似た営業手法「メール営業」との違い
問い合わせフォーム営業と似たものに「メール営業」があります。メール営業とは、すでにメールアドレスを取得している見込み顧客に対して、メールでアプローチする営業手法です。
問い合わせフォーム営業との大きな違いは、相手が自社を認識しているかどうかです。メール営業ではメールアドレスを取得するプロセスを経ているため、相手先と面識があります。
一方で、問い合わせフォーム営業では、面識のない企業から急に営業メールが届く形となります。
問い合わせフォーム営業のメリット・デメリット
問い合わせフォーム営業は新規開拓で有効な営業手法ですが、デメリットもあります。問い合わせフォーム営業を導入するのであれば、ここで紹介するメリットとデメリットを押さえておきましょう。
問い合わせフォーム営業のメリット
問い合わせフォーム営業には、メッセージの開封率が高いことや面識のない企業にアプローチできるなど、魅力的なメリットがあります。ここでは問い合わせフォーム営業のメリットを3つ紹介します。
メッセージの開封率が高い
問い合わせフォーム営業の魅力は、メール営業よりも開封率が高い点です。メール営業の場合、件名を読んだ段階で営業であることを認識され、本文まで辿り着かないケースが多くあります。
またメールの内容も特徴的でなければ、ほかのメールに埋もれてしまう可能性も多いです。本文を読んでもらうためには、メールの件名に工夫を凝らしましょう。
問い合わせフォームは、企業にとって顧客と接点を持つための重要なものです。そのため、営業メールに比べて、開封してもらえる可能性は高いでしょう。
面識のない企業にもアプローチできる
前述のとおり、電話番号をホームページに記載していない企業であっても、社員の誰かがコネクションを持っていれば、メールアドレスに直接連絡することができます。しかし何の面識もない企業の場合、メールアドレスすら分からないこともあるでしょう。
企業ホームページに問い合わせフォームが設置されていれば、面識がなくメールアドレスも分からない企業であっても、営業メールを送ることができます。
確度の高いアポイントが期待できる
中小企業やベンチャー企業の中には、代表者や責任者本人が問い合わせ内容に目を通していることもあります。自社の事業や今後の経営計画にメリットがあると判断されれば、鶴の一声でアポイントを得やすくなるでしょう。
また、テレアポの場合は受付突破すらできないケースも少なくありません。メールであれば本題を必ず伝えられるため、より確度の高いアポイントにつながります。
問い合わせフォーム営業のデメリット
アポイントを取りやすいメリットがある一方で、問い合わせフォーム営業には下記のデメリットもあります。
メール文作成や送信の工数がかかる
メール本文の作成や送信、問い合わせフォームのあるページへのアクセスなど、1件あたりの工数が大きくなりやすい特徴があります。
通常のメールシステムの場合、専用ツールを活用すれば数千件の企業へ同じ内容のメールを一括送信できます。そのため最初にリスト作成や本文作成を済ませば、その後の作業は不要となります。
しかし問い合わせフォームを利用する場合、各社のメールフォームに1件ずつ送信しなくてはなりません。また、フォームの仕様によってはメール文と分けられた入力スペースに送信者情報を手入力しなければならない手間も生じます。
送信数勝負になる
新規開拓の営業では、ゼロからの関係構築が必要です。問い合わせフォームを送信しても何の反応もないケースも多いため、契約率を上げるには、単純に送信数を増やさなくてはなりません。
結果的には、テレアポと同様に数の勝負となってしまいます。
担当者にアプローチできる確率が低い
設置されている問い合わせフォームは、必ずしも営業を受けるためのものではないため、送信しても担当者に届かない可能性があります。
問い合わせフォームを設置した目的によっては、取締役以上の役職から返信が来なかったり、別の部署から返信がきたりと、担当者にアプローチできる確率が低くなります。
自社の印象を損なうおそれがある
問い合わせフォームの多くは、顧客向けの申し込み口や、求職者用の窓口として使用することを前提に設置されています。そのようなメールフォームを利用すると、営業とは無関係の窓口に送信する可能性があり、失礼にあたります。
成果が出ないどころか、クレームにつながるおそれも多く、自社の印象を損なうリスクもあることを理解しておきましょう。
【問い合わせフォーム営業】企業の向き・不向き
営業手法は企業の事業内容や目的によって、向き不向きがあるものです。問い合わせフォーム営業においても、すべての企業に効果的とは限りません。ここでは問い合わせフォーム営業に向いている企業、向いていない企業の特徴を解説します。
向いている企業の特徴
問い合わせフォーム営業に向いている企業の特徴は下記のふたつです。
・新しい商品やサービスの認知を広めたい企業
・別の営業手法に移行したい企業
新商品や新サービスの認知度が低い場合は、問い合わせフォーム営業が有効です。面識のない企業にアプローチできるため、自社の商品・サービスを知ってもらえる良い機会となるでしょう。自社と異なる業界や未開拓の顧客層にもアプローチできるのが大きなメリットです。
営業手法を「訪問営業」や「テレアポ」などから切り替えたい場合にもおすすめです。新型コロナウイルスの感染拡大の影響によって、訪問営業は厳しくなっています。テレアポの場合は相手先の電話番号を取得することが必要です。
その点、問い合わせフォーム営業は、一度セールスレターを作ってしまえばほかの企業への営業にも応用できるため、スキルがなくても始めやすいといえます。
向いていない企業の特徴
問い合わせフォーム営業に向いていない企業の特徴は下記のふたつです。
・人員などのリソースが不足している企業
・ブランド力を重視している企業
問い合わせフォーム営業は、「営業先企業を探す」「問い合わせフォームを探す」「文章を作成する」など、手間がかかる方法です。そのため、人員が不足している企業には難しい手法といえます。
また問い合わせフォーム営業は、企業のブランド力を低下させてしまうおそれがあります。問い合わせフォームは営業の窓口として用意されているものではないため、不快に思う企業もあるかもしれません。
クレームに発展したり、迷惑企業として情報を晒されたりする可能性がある点に注意が必要です。
問い合わせフォーム営業をするにあたって確認すべき点
問い合わせフォーム営業は、開封率が高い反面、自社のイメージを損なうおそれがある営業手法です。実施するにあたって、確認しておくべきことが2点あります。
・フォーム営業をしても良いか確認する
・クレーム対応マニュアルを作る
上記のポイントについて詳しく解説します。
フォーム営業をしても良いか確認する
問い合わせフォーム営業をかける前に、サイトポリシーを見てフォーム営業をしても良いかどうかを確認しましょう。
企業によってはHPや問い合わせフォームを利用した営業を禁止しており、サイトポリシーにも明記されている場合があります。
そのような企業にフォーム営業をかけてしまうと、自社のイメージが下がるだけでなくトラブルに発展するおそれもあります。
サイトポリシー以外の場所に「営業メールお断り」と記載されていることもあるので、HP内を細かくチェックすることが重要です。
また、フォーム営業について特に記載されていない場合でも、エンドユーザー用のフォームや製品の問い合わせ専用窓口などにメールするのは避けましょう。
クレーム対応マニュアルを作る
しっかり調査した上でフォーム営業を行っていても、相手企業からクレームが入る場合があります。
そのような事態に備えて、あらかじめクレーム対応マニュアルを作成しておきましょう。スムーズに謝罪、対応ができれば、より大きな問題に発展するのを防ぐことができます。
問い合わせフォーム営業を行う方法
問い合わせフォーム営業を実践する場合は、ひと通りの流れを押さえておくと作業効率の低下を防げます。具体的な問い合わせフォーム営業のやり方は、下記の通りです。
1.送り先リストを作成する
まず、成果が見込めそうな企業をリストアップします。ホームページを検索して、問い合わせフォームに即座にアクセスできるよう、URL情報もまとめておくと便利です。
2.文章を作成する
次に、問い合わせフォームに入力する文章を作成しましょう。営業先によって多少変更する部分が出る場合もありますが、大まかな内容をあらかじめ用意しておくと入力作業がスムーズになります。
また、入力すべき項目の共有があれば、複数人で取り組んでも内容にブレが生じません。文章に盛り込むべき内容は、下記の4つです。
自己紹介
自社について知らない相手へメールを送る以上、自己紹介は欠かせません。ただし詳しく書きすぎると本題からズレてしまい、途中までしか読んでもらえない可能性があるため、簡潔な内容に留めることがポイントです。
目安としては、長くても5行程度に押さえておきます。実績などの数字や事業内容などの共通点といった、相手が自社に興味をもってくれるような要素を盛り込みましょう。
連絡をした理由
自己紹介が終わったら、早速本題に入ります。連絡をした理由も可能な限りシンプルに書き、だらだらと長く書かないことが大切です。
変に取り繕って意図の見えない内容にするよりも、シンプルに意図が伝わるメールのほうが相手の時間を奪わず、好印象を得られます。
メリットや解決できる課題
自社と協業したり、自社の商品・サービスを購入したりすることで、どのようなメリットがあるのかを明確に伝えます。漠然と「良いものですよ」と伝えても成果にはつながらないため、どのような課題を解決できるのか、具体的な内容で伝えると良いでしょう。
相手への要望
最後は、メールを読んだ担当者にどのような行動を求めるのか、要望を書きます。メールに対して返信してほしいのか、担当者と会って話したいのか、資料を見てほしいのか、要望が書かれていなければ相手は次の行動に困ってしまいます。
一度担当者に会って話したい場合は、最初の返信時にアポイントの候補日を教えてもらえるような内容にしておくと、その後のやり取りもスムーズです。
3.問い合わせフォームから送信する
文章が完成したら、問い合わせフォームから送信します。企業によっては土日や営業時間外でも担当者が残っている場合もありますが、平日の営業時間内の送信がおすすめです。
土日や営業時間外に送信しても、必ずしも即座に確認してもらえるとは限りません。メール対応は平日のみ、とルールを決めているところもあります。何より、相手企業も数多くの問い合わせを受けるなかで、確認するまでのタイムラグが長いほど、ほかのメールに埋もれてしまうリスクが高くなります。
4.返信が来たら対応する
返信が来たら、間を置かずに対応することも成果につなげるための重要なポイントです。相手の興味、関心があるうちに対応できれば、レスポンスの早い企業として信頼してもらえます。
即座に対応できるよう、返信用の文章もある程度考えておくことをおすすめします。
効果的に問い合わせフォーム営業を行うときのポイント
より問い合わせフォーム営業の効果を高めるためには、いくつかのコツを押さえておくと良いでしょう。ここでは特に意識しておきたい、3つのポイントを紹介します。
送信先によって文章を変える
ある程度のひな型は必要ですが、一語一句変えずに複数社へ送信することは、適切ではありません。いかにもテンプレートとわかる文章は、相手から反応をもらいにくくなります。
自社に興味をもってもらうために、相手企業が抱えている課題を把握して、解決できることを伝えることがポイントです。もちろん企業名や担当者名、日にちなど細かな部分も間違いのないよう、注意してください。
反応の得られやすい曜日・時間帯に送る
返信率を上げるちょっとしたコツが、反応が得られやすい曜日や時間帯を意識することです。業種や業態によって、最適な曜日や時間帯は変わります。
ターゲット別に最適な曜日と時間帯を把握しておき、ベターなタイミングで営業をかけましょう。
フォーム営業の反応率を高める方法については、下記の記事で解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
フォーム営業で反応率を上げるためにチェックすべきポイントまとめ
送信先リストを効率的に作成する
送信先リストの質の高さも重要です。自社のターゲットとは言えない業種や企業に営業したり、古い情報を活用して失礼な営業をしてしまったりすると、成果は期待できません。まずは質の高いリストを作成して、効率的な問い合わせフォーム営業を行いましょう。
しかし、質の高い送信先リストを作成するのは、手間がかかるものです。効率的に送信先リストを作成するなら、リスト作成ツールの活用を検討してはいかがでしょうか。
「リストクラスター」は、常に最新の企業情報を収集・蓄積しているリスト作成ツールです。高精度のセールスマネジメントツールで精査し、質の高い送信先リストが完成します。
収集データは企業が正式に公開した情報のみを対象としており、違法性を問われたり、企業の信頼性を崩したりする心配もありません。800万件をこえる独自の企業データベースと、インターネット上に公開された情報の両方を活用できるため、多くの企業にリーチできます。
アプローチ方法なども履歴として残せるため、営業活動全般の業務効率化につながります。
まとめ
問い合わせフォーム営業は、テレアポのように本題に入る前に断られてしまうことがありません。先にメールで用件や営業トークを伝えられるため、確度の高い営業活動ができます。
より効果的な営業活動にするためには、送信先リストの作成も慎重に行いましょう。「リストクラスター」なら公開された正式な情報のみを利用して、質の高い送信先リストが作成可能です。
問い合わせフォーム営業以外の業務効率化にも役立てられるため、ぜひ一度お試しください。