テレアポリストを作成する7つの方法!うまく活用するコツは?

顧客の新規開拓を行う営業方法のひとつが、テレアポです。基本的なビジネスマナーや話し方が身につくため、研修の一環として新入社員に任されることもあります。飛び込み営業と比べると移動にかける時間やコストをカットできる分、件数を多くこなせる点も大きなメリットです。 一方で、テレアポは資料や商品の実物などを提示できない分、アポの取得や購買につながりにくいケースも少なくありません。ここではテレアポの業務効率を向上させるポイントとして、テレアポリスト作成のコツを紹介します。


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テレアポリストを作成して成功率を高めよう!


テレアポは時代遅れといわれることもあり、成約率を高めるのが難しいと感じている企業も多いでしょう。しかし、テレアポはリストを作成することで効率アップを図れるほか、見込み客に絞ってアプローチできるメリットがあります。

ここでは、テレアポリストを作成するメリットを解説します。

テレアポで成果を出すためのポイントについては、下記の記事でも解説しているのであわせて参考にしてみてください。

テレアポは時代遅れではない!テレアポで成果を出すためのポイントを解説

架電数が増えて営業効率がアップする

テレアポの成功率を高めるには架電数が重要です。テレアポのスキルが高くても、多くの顧客にアプローチできなければ成約件数は増えません。テレアポリストがあることで架電の重複も避けられるため、営業効率もアップします。

見込み客にしぼったアプローチができる

リストからターゲットを絞れば、見込み客だけに集中してアプローチできます。成約率を高めるためにも無駄なコールを減らすことが重要です。また成約率が高まることで担当者のモチベーションアップにもつながるでしょう。

即効性がある

テレアポは相手の興味を引ければそのまま商談に移れるため、即効性があることも強みです。リストによってターゲットを絞れていると商談に進みやすいので、より効果を感じられるでしょう。

また、テレアポは人材育成の面でも即効性があるといえます。電話でのビジネスマナーや営業について実践を通して指導できるため、数週間でアポが取れるようになる人もいます。

コストが抑えられる

最近はWebサイトやSNSなどを活用した営業手法が主流ですが、競合が多すぎるため、かなりの費用をかけて工夫を凝らさないと自社の商品やサービスが埋もれてしまいます。

また、ちょっとした表現のミスによって炎上し、多額の費用をかけた広告を取り下げることになるなどのリスクも考慮しなくてはなりません。

今後もネット広告は、いっそうコストが高騰すると予想されるうえに炎上リスクがあるオンラインの営業よりも、テレアポのほうがコストを抑えやすいでしょう。

マーケティングリサーチになる

テレアポリストを作成しても、成約につながらなければ失敗だと思う方もいるかもしれません。

しかし、成約に至らなかったとしてもマーケティングリサーチになるというメリットがあります。見込み客と直接話すテレアポでは、商品に対するリアルな反応や見込み客の希望などの貴重なデータが得られるからです。

例えば見込み客から「こんな商品なら買う」という話を引き出せれば、消費者のニーズに沿った商品開発ができます。商品購入に至った理由を聞けば、商品のアピールポイントが把握できるので、より効果的な宣伝ができるようになるでしょう。

企業側から一方通行で発信する広告では、このような「消費者の生の声」はなかなか得られません。

成果につながる!テレアポリストの3つのポイント

テレアポは気温や天候に左右されることなく、快適なオフィス内で実践できる営業方法です。移動の負担もないため、営業担当者に肉体的な負担をかけずに済みます。一方で心ない言葉を浴びせられたり、成果につながらなかったりと、精神的な負担が生じることはあります。

業務における精神的な負担を少しでも軽減するためには、成果が生じやすくなるテレアポリストの作成など具体的な工夫が必要です。アポが取れるテレアポリストを作成する方法として、3つのポイントを紹介します。

顧客の基本情報が記載されている

テレアポリストの内容が、営業の成果を左右するといっても過言ではありません。大前提として、テレアポリストで必要最低限の情報が網羅されていることが求められます。

例えば下記の通り、顧客の基本情報はすべて記載されていることが重要です。

・社名:正式名称を押さえておく
・電話番号:番号が合っているか確認しておく
・住所:社名・電話番号とセットで調べておく

営業をかける以上、相手の社名は正式名称を知っておくことが最低限のルールです。電話番号も間違えないように注意しましょう。企業によっては数字の似通っているFAX番号が存在する可能性もあります。

また、同名の企業が他県に存在するケースも多いため、社名と電話番号だけではなく、住所も照らし合わせて把握しておくべきです。順調にアポイントが得られれば、改めて調べる手間もなくなります。

アポにつながる情報が記載されている

アポの獲得率を向上させるためには、より深い情報も記載しておくことが重要です。下記の情報を簡潔にまとめてリストに加えておくと踏み込んだ会話ができ、テレアポ時に役立ちます。

・業種、業界
・企業規模(従業員数や拠点数など)
・資本金、売上
・担当部署
・担当者名
・メールアドレス
・企業やサービスのURL

コーポレートサイトをはじめ、Web上で公式に発表されている情報に加えて、担当者名などアポの獲得に直接関係のある情報も可能な限り記載しておきましょう。想定されるニーズもメモしておくと、テレアポで具体的な営業トークを仕掛けることもできます。

ヒアリング情報が記載されている

テレアポは、同じ見込み顧客へ一定期間を置いて繰り返し架電することもあります。過去に架電している場合は、当時のヒアリング情報も記載しておくと次のテレアポ時に活かすことができるため、可能な限り情報を残すよう心がけましょう。

・架電日時
・ヒアリング内容(顧客の悩みなど)
・断られた理由
・考えられるネクストアクション

最低限、上記4つの内容は必要です。商品やサービスなど自社からの提案に関係する顧客情報も追記しておくと、次回のテレアポ時に活かせます。

テレアポリストを作成する7つの方法

テレアポリストは前述のように、過去のヒアリング内容や断られた理由など自由記述欄も重要ですが、電話番号などの基本情報も軽視できません。また、営業進捗をチームで共有することを前提に、テレアポリストは属人化を避けた方法での作成が必要です。情報共有がスムーズに行えれば、二重に営業をかけるリスクも軽減でき、チーム全体の業務効率化も期待できるメリットがあります。

ここでは、業務効率化を実現するテレアポリストの作成方法を7つ紹介します。

リスト作成ツールを導入する

テレアポリストを作成する方法として最も一般的なのは、リスト作成ツールを導入することです。ExcelやGoogleが提供するスプレッドシートでもテレアポリストを作成できます。ただし情報を手入力する必要があるため効率的とはいえません。

テレアポリスト作成ツールは、利用するサービスによって使い勝手や機能の充実度は異なります。とはいえ「多くのデータをリスト化したい」「コア業務に時間を充てたい」「できるだけ工数を削減したい」といった人には有効な手段です。

どのテレアポリスト作成ツールを使ったら良いか分からない人は、ぜひ「リストクラスター」をご利用ください。「リストクラスター」は反響率の高い営業リストを自動的に作成してくれるリスト作成ツールです。

Webからリアルタイムでリストを抽出し、自動的に蓄積してくれるため最新のリストを入手できます。実際に新卒社員のテレアポが取れないことで悩んでいた人材会社が導入したところ、最新の求人情報をリストアップでき、反響率が上昇し効率が良くなったと好評です。

無料トライアルも利用できるため、ぜひご検討ください。

既存の顧客情報を利用する

過去に取引したことがある顧客や、名刺交換のみ行った顧客の情報をリスト化していく方法です。すでにすべてリスト化していると思っていても、名刺交換しか行っていない顧客の情報などは各従業員で止まっているケースもあります。

まずは過去の取引実績やイベント参加時の名刺交換の有無などをチームで洗い出し、整理してみましょう。名刺交換程度で終わっている場合も、過去に接点があれば話を聞いてもらえる可能性が高くなります。

インターネットで企業情報を集める

動画投稿サイトをプロモーションに活用する会社も増え、企業情報がインターネット上で手軽に入手できる時代です。特定の業界などターゲットを絞り込んだ情報はもちろん、業界問わず一度に多くの情報を集めることもできます。

インターネットを利用した企業情報の収集は、例えば下記のサービスやプラットフォーム上で行います。

・ポータルサイト
・企業やサービスのサイト
・業界団体のサイト
・求人サイト

ただし媒体によっては、古い情報が残っている場合もあるので注意しましょう。

SNSを活用する

X(旧Twitter)やFacebookなどのSNSを活用するのもおすすめです。現在では多くの企業がSNSのアカウントを作成しています。SNSで検索し必要な企業情報を入手すると良いでしょう。

またSNSでは企業の最新情報も見られるほか、投稿内容次第では企業の社風や雰囲気を知ることも可能です。企業の情報を深く知れば、テレアポ時に一味違ったアプローチができるでしょう。

アクセス解析で得た情報を利用する

アクセス解析ツールを用いて、自社Webサイトにアクセスした企業の情報を入手するのもおすすめです。自社Webサイトを訪問している企業は自社の商品・サービスに関心を持っている可能性があるため、見込み客となるでしょう。

そういった企業をリストに組み込めば、高い成約率を期待できるリストが作成できます。

四季報などの紙媒体を確認する

四季報(投資家向けの情報誌)など、企業情報が記載されている紙媒体を参考にする方法もあります。企業の基本情報を確認するとともに今後のビジネス動向も把握できるため、次のアプローチ方法を考えるときに役立ちます。

例えば予算の余裕があるのか、成長の見込みはあるのかが分かれば、規模拡大などで自社の商品やサービスの需要が高まるかどうか検討できるでしょう。四季報のほかにも新聞や電話帳を活用すると、業種別の基本情報やトレンドの把握も可能です。

テレアポリストを購入する

テレアポリストの作成にはかなりの手間と時間がかかるため、自社で作成する余裕がない場合は業者から購入するのもひとつの方法です。リストを購入すれば手間が省けるだけでなく、自分たちでは得られない企業情報を得られる可能性もあります。

ただし、購入したテレアポリストを活用するには、テレアポ担当の人材も確保・育成しなくてはならないため、最近はテレアポ代行を利用する企業も増えてきています。

テレアポリストを活用するコツ

成果の出るテレアポリストは、下記のようなことに注意して作成・運用しましょう。

データ収集の効率性にこだわる

一つひとつの情報をリスト化するには数が多いほど膨大な時間とコストがかかります。そのためデータ収集にはツールを活用して作業効率を高めるのがおすすめです。

データ収集ツールを使えば多くのデータを自動で収集・リスト化してくれるため、担当者の負担を軽減してくれます。

リアルタイムで更新する

テレアポリストの情報は常にアップデートしておくことが大切です。古い情報を残したままだと、電話が繋がらなかったり架電が重複したりします。

架電の際にわざわざ企業情報(電話番号や担当者情報など)を調べ直すのは手間がかかります。情報の変更や追加があった際には、すぐにリストへ反映させましょう。

情報共有がしやすい環境か確認する

テレアポリストは組織全体で管理・共有することで「架電の重複を避けられる」「引継ぎがスムーズに行える」などの効果を得られます。個人でリストを管理すると、業務が属人化しやすく、営業効率を低下させてしまうため注意しましょう。

組織全体がリストを共有できるような仕組み作りを心がけてみてください。

リストを一元化する

テレアポリストが複数あると更新作業に手間がかかるだけでなく、リストごとの整合性が取れなくなる可能性があります。スムーズに運用するためにも、すべての情報を一元化しておきましょう。

顧客の経営状態を確認する

テレアポリストに載せる顧客の経営状態をチェックするのも重要です。経営状態が悪く資金に余裕がない企業は、新たに何かを始める余裕がなく営業をかけても成約につながらないことが高いためです。

また、何かしらの問題を抱えているケースも多いので、信用不安を抱える可能性もあります。

明らかにアポが取れない企業はリストから外す

長年競合他社と取引しているなど、明らかにアポや成約につながらないと判断できる企業はテレアポリストから除外しておきましょう。そうすれば、結果が出ないとわかっている作業に無駄な時間を費やす必要がなくなります。

まとめ

テレアポは互いの顔が見えない分、情報収集であらかじめどのような需要が期待できるか把握しておくなど、業務効率化のための工夫が求められます。必要な情報が網羅されたテレアポリストを作成できれば、チーム全体で進捗確認しつつアプローチ可能ですが、リスト作成に時間をかけ過ぎるわけにもいきません。

「リストクラスター」なら自動で必要な情報を収集でき、アプローチの進捗もメモして残すことができます。テレアポリスト作成のツール選びで迷ったときは、ぜひリストクラスターをご検討ください。