【テレアポリスト】アポイントの獲得率を高めるリストの特徴

顧客の新規開拓を行う営業方法のひとつが、テレアポです。基本的なビジネスマナーや話し方が身につくため、研修の一環として新入社員に任されることもあります。飛び込み営業と比べると移動にかける時間やコストをカットできる分、件数を多くこなせる点も大きなメリットです。 一方で、テレアポは資料や商品の実物などを提示できない分、アポの取得や購買につながりにくいケースも少なくありません。 ここではテレアポの業務効率を向上させるポイントとして、テレアポリスト作成のコツを紹介します。


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アポが取れるテレアポリストとは

テレアポは気温や天候に左右されることなく、快適なオフィス内で実践できる営業方法です。移動の負担もないため、営業担当者に肉体的な負担をかけずに済みます。一方で心ない言葉を浴びせられたり、成果につながらなかったりと、精神的な負担が生じることはあります。

業務における精神的な負担を少しでも軽減するためには、成果が生じやすくなるテレアポリストの作成など具体的な工夫が必要です。アポが取れるテレアポリストを作成する方法として、3つのポイントを紹介します。

顧客の基本情報が記載されている

テレアポリストの内容が、営業の成果を左右するといっても過言ではありません。大前提として、テレアポリストで必要最低限の情報が網羅されていることが求められます。

たとえば以下のとおり、顧客の基本情報はすべて記載されていることが重要です。

・社名:正式名称を押さえておく
・電話番号:番号が合っているか確認しておく
・住所:社名・電話番号とセットで調べておく

営業をかける以上、相手の社名は正式名称を知っておくことが最低限のルールです。電話番号も間違えないように注意しましょう。企業によっては数字の似通っているFAX番号が存在する可能性もあります。

また、同名の企業が他県に存在するケースも多いため、社名と電話番号だけではなく、住所も照らし合わせて把握しておくべきです。順調にアポイントが得られれば、改めて調べる手間もなくなります。

アポにつながる情報が記載されている

アポの獲得率を向上させるためには、より深い情報も記載しておくことが重要です。以下の情報を簡潔にまとめてリストに加えておくと踏み込んだ会話ができ、テレアポ時に役立ちます。

・業種、業界
・企業規模(従業員数や拠点数など)
・資本金、売上
・担当部署
・担当者名
・メールアドレス
・企業やサービスのURL

コーポレートサイトをはじめ、Web上で公式に発表されている情報に加えて、担当者名などアポの獲得に直接関係のある情報も可能な限り記載しておきましょう。想定されるニーズもメモしておくと、テレアポで具体的な営業トークを仕掛けることもできます。

ヒアリング情報が記載されている

テレアポは、同じ見込み顧客へ一定期間を置いて繰り返し架電することもあります。過去に架電している場合は、当時のヒアリング情報も記載しておくと次のテレアポ時に活かすことができるため、可能な限り情報を残すよう心掛けましょう。

・架電日時
・ヒアリング内容(顧客の悩みなど)
・断られた理由
・考えられるネクストアクション

最低限、上記4つの内容は必要です。商品やサービスなど自社からの提案に関係する顧客情報も追記しておくと、次回のテレアポ時に活かせます。

テレアポリストを作成する4つの方法

テレアポリストは前述のように、過去のヒアリング内容や断られた理由など自由記述欄も重要ですが、電話番号などの基本情報も軽視できません。また、営業進捗をチームで共有することを前提に、テレアポリストは属人化を避けた方法での作成が必要です。情報共有がスムーズに行えれば、二重に営業をかけるリスクも軽減でき、チーム全体の業務効率化も期待できるメリットがあります。

ここでは、業務効率化を実現するテレアポリストの作成方法を4つ紹介します。

既存の顧客情報を利用する

過去に取引したことがある顧客や、名刺交換のみ行った顧客の情報をリスト化していく方法です。すでにすべてリスト化していると思っていても、名刺交換しか行っていない顧客の情報などは各従業員で止まっているケースもあります。

まずは過去の取引実績やイベント参加時の名刺交換の有無などをチームで洗い出し、整理してみましょう。名刺交換程度で終わっている場合も、過去に接点があれば話を聞いてもらえる可能性が高くなります。

インターネットで企業情報を集める

SNSや動画投稿サイトをプロモーションに活用する会社も増え、企業情報がインターネット上で手軽に入手できる時代です。特定の業界などターゲットを絞り込んだ情報はもちろん、業界問わず一度に多くの情報を集めることもできます。

インターネットを利用した企業情報の収集は、たとえば以下のサービスやプラットフォーム上で行います。

・ポータルサイト
・企業やサービスのサイト
・SNS
・業界団体のサイト
・求人サイト

ただし媒体によっては、古い情報が残っている場合もあるので注意しましょう。

四季報などの紙媒体を確認する

四季報(投資家向けの情報誌)など、企業情報が記載されている紙媒体を参考にする方法もあります。企業の基本情報を確認するとともに今後のビジネス動向も把握できるため、次のアプローチ方法を考えるときに役立ちます。

たとえば予算の余裕があるのか、成長の見込みはあるのかが分かれば、規模拡大などで自社の商品やサービスの需要が高まるかどうか検討できるでしょう。四季報のほかにも新聞や電話帳を活用すると、業種別の基本情報やトレンドの把握も可能です。

リスト作成ツールを導入する

オフィスソフトなどでもテレアポリストの作成は可能ですが、効率的にリストを作成して運用するためには、作成ツールの導入がおすすめです。ツールによって機能は若干異なりますが、キーワードを検索して必要な情報をリストアップできるため、情報収集と整理が手軽にできます。

テレアポリストの作成でツールを導入するなら、「リストクラスター」はいかがでしょうか。800万件を超える独自の企業データベースと、インターネット上で収集した最新の情報を活用できるのが強みです。

リストクラスターは正式に公開された情報のみを収集するため、非公開の情報を得て自社の信頼性を崩す心配がありません。高精度のセールスマネジメントツールによって、収集した顧客データ自体も精査されます。

営業進捗の履歴も残るため、チーム全体の業務効率化が期待できます。

テレアポリストを作成する際のポイント

テレアポリストを作成するときは、質の高さを意識することが重要です。テレアポリストの質を向上させるポイントは、以下の3つがあげられます。

■質の高いテレアポリストにするための3つのポイント

・効率的な情報収集を行う・・・最適なメディアやツールを活用する。
・情報やターゲット層を正確にする・・・企業情報やニーズなど情報とターゲットの正確性を重視する。
・情報量が充実したリストを作成する・・・売上や拠点数などこまかな情報も収集しておく。

情報量が足りずに営業がうまく進まないことはあっても、情報量が多すぎて困ることはありません。最適なメディアやツールを活用して収集したデータの中から、ターゲット層にマッチする情報を整理して営業活動に活かすことが重要です。

まとめ

テレアポは互いの顔が見えない分、情報収集であらかじめどのような需要が期待できるか把握しておくなど、業務効率化のための工夫が求められます。必要な情報が網羅されたテレアポリストを作成できれば、チーム全体で進捗確認しつつアプローチ可能ですが、リスト作成に時間をかけ過ぎるわけにもいきません。

「リストクラスター」なら自動で必要な情報を収集でき、アプローチの進捗もメモして残すことができます。テレアポリスト作成のツール選びで迷ったときは、ぜひリストクラスターをご検討ください。