メール営業代行サービスのメリット・デメリット!選び方のコツを徹底解説

近年のコロナ禍によって対面での営業が難しくなり、メール営業に力を入れ始めた企業も多いのではないでしょうか。しかし、社員が一通ずつ手作業で送信作業をしていては効率的とはいえません。 メール営業の効率化を図る方法のひとつに、「メール営業代行サービス」の利用が挙げられます。 この記事では、メール営業代行サービスを利用するメリットや、サービスを導入した場合に起こりうるトラブルについて紹介します。


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メール営業代行サービスを利用するメリット

メール営業では既存顧客や新規顧客をターゲットとし、自社の商品やサービスについて紹介します。こうした営業メールの送信を代行するのが「メール営業代行サービス」になります。

まずは、メール営業代行サービスを導入するメリットを紹介します。

メリット1:コストを削減できる

メール営業を外注すると、メール作成に必要な人件費を削減することができます。

加えて、メール営業で成果を出すためには、文面の添削や顧客ごとのカスタマイズが必要になるでしょう。複数の社員で連携するなら、情報共有や引き継ぎのための時間を要します。

メール営業代行サービスを利用すれば、このような間接業務が発生しません。コストを抑えながら顧客の開拓を行うのに適したサービスであるといえます。

メリット2:手間を軽減できる

メール営業は文面を作成して送信するだけではありません。一連の作業を洗い出すと、コンテンツの作成、作成したメールの配信、配信後の効果測定など、手間や時間がかかることが分かります。

これらをすべて自社で行う場合、アプローチしたい企業が増えれば増えるほど社員への負荷が大きくなり、作業が煩雑になるおそれもあります。

メール営業代行サービスを利用すれば、メール営業に必要な人員・時間をコア業務に回すことが可能です。そのため、全体の生産性向上も期待できます。

メリット3:営業リストを活用できる

メール営業を効率的に行うためには、営業リストの作成が必須です。

しかし、リストを作成する作業は、メール営業においてもっとも時間がかかります。この作業にかかる工数もメール営業代行サービスに依頼すれば削減が可能で、リストそのものの質向上につながることも多いです。

メール営業代行サービスの提供元は、独自のリスト作成ノウハウを持っていることが多いです。営業リストの質が上がれば、見込み客に向けてのアプローチがより効率的になり、結果として営業成績の向上にもつながります。

メリット4:営業メールの開封率が上がる

メール営業がうまくいかないとされる一番の要因は、開封率が低いことです。営業だと分かるとそもそも開封しない企業が多いために、量産型のメール営業ではなかなか反響が得られません。

開封率を高めるにはあらゆる工夫が必要ですが、自社でメール営業を行う場合は効率化が重視されるため、やむを得ずメールソフトから一斉送信する方法を活用している企業も多いでしょう。

メール営業代行業者に委託すると、開封されるようなあらゆる工夫を行ってくれます。企業のニーズや企業規模などに合わせて文面をカスタマイズしたり、お問い合わせフォームやDMなど複数の窓口を活用したりするため、開封率を上げることができます。

メール営業代行はクレーム発生のリスクも?よくあるトラブル3選

メール営業を効率化してくれるメール営業代行サービスですが、代行ならではのリスクも存在します。

ここでは、メール営業代行サービスのデメリットについて紹介します。

強引な営業で自社のイメージを下げてしまう

メール営業代行サービスの料金設定は、アポや成約が取れた数が多いほど料金が上昇する「成果報酬型」が一般的です。

そのため、成約率を高めようと、同じ企業に同じ内容のメールを送り続けたり、相手に過度な期待を抱かせるような表現をしたりなど、強引な営業を行う代行業者も少なからず存在します。

このような営業方法では、クライアントが自社に不信感を抱くことになります。仮に商談を獲得できたとしても、クライアントと期待値がずれてしまうことも多いでしょう。結果的に、自社のイメージを下げるおそれがあります。

連携不足で営業進捗が不透明になる

代行業者によっては、営業進捗などの業務報告をしてくれないなど、連携が取りにくいことがあります。営業先とのコミュニケーションがスムーズに行えない場合、商談の予定が合わずに機会損失につながってしまうことも考えられます。

さらに悪質な業者の中には、営業活動そのものを行っていない業者も存在します。このような事態を避けるための管理・チェック体制を敷くにも工数がかかります。メール営業代行サービスへ依頼したことで余計に手間が増えることになりかねません。

合意のない追加費用が発生した

成果によって報酬を決める場合、自社と代行業者の間で「何を成果とするか」を細部まで決めておく必要があります。線引きが曖昧だと、クレームにつながるような強引なアポでも成果として認識されてしまいます。

契約内容によっては、期待した営業利益が得られない場合にも多額の費用を請求される可能性があります。

このような事態を防ぐための契約時のポイントは、次項で解説しましょう。

質の高いメール営業代行会社へ委託するポイント

ここからは、質の高いメール営業代行サービスを選ぶポイントを紹介します。

委託業者を選ぶ際は、以下2つのポイントを押さえておきましょう。

代行業者は「評判」と「実績」で選ぶ

代行業者を選定する際は、信頼できる実績があるかを確認しましょう。企業のホームページなどを参照して、過去の導入実績を参考にするのが確実な方法です。

特に、取引先にどのようなサービスを提供しているか、商品やサービスに合った営業メールを作成してくれるか、独自のメールリストを提供しているか、といった点は確認しておきましょう。

ほかにも、サービスを利用した方の口コミを見るのもおすすめです。きちんと経過報告をしてくれるか、クレームの数が多すぎないかを見ることができます。

契約前にルールを決める

業者とのトラブルの原因の多くは、契約前のコミュニケーションロスが原因です。トラブル回避のために以下のような取り決めをしておきましょう。

・営業活動の目標
・報酬の発生条件
・スケジュールや報告の共有方法
・コミュニケーションの機会や回数

事前にこうした点について確認・合意してルールを決めておくことで、トラブルを避けることができます。

しかし、契約時の取り決めや進捗管理に不安がある企業も多いでしょう。

社内でのリソースが足りないために、営業効率を高めながら新規顧客の獲得を狙いたいと考えているなら、営業ツールを活用するのもおすすめです。

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まとめ

メール営業は従来の営業方法より効率的といえますが、メール作成などには手間やコストがかかります。そこでメール営業代行サービスに外注することで、コストの削減や社員の負担軽減が可能です。

一方、強引な営業をされると自社のイメージが下がります。また業者によっては報告をしなかったり、追加費用を請求されたりといったトラブルが起こる可能性も否定できません。

トラブルを防ぐには、営業代行サービスに依頼する前に契約内容について合意しておくことが大切です。信用できる業者か確認して選定するようにしましょう。

代行サービスの利用に少しでも不安があるなら、営業ツールの活用もご検討ください。