意外とありがち？新規開拓の残念な営業メールの特徴5選
メールの書き方や送り方に問題があると、新規開拓がうまくいかない場合があります。意外としがちな5つの失敗例を取り上げます。
特徴1.件名と本文の内容が一致しない
まず、内容がわからない件名で送付するメールです。たとえば、会社の名前と担当者の名前を件名にしているケースです。
件名だけで要件がわからないメールは、開いてもらえないことも多く、適切な方法とはいえません。
同じように、興味を引くだけで内容を誇張するような、本文とはかけ離れた件名も良くありません。読んでもらえることがあっても、読み手のフラストレーションが溜まってしまい、悪い印象を与えてしまいます。
特徴2.自社商品の説明が長い
成約につなげたいあまり自社商品の説明を長文で送り付けるのも良くありません。説明が長すぎると営業色が強くなってしまい、最後まで読まれないことも多いためです。
説明を増やすことで自社をアピールするのではなく、まずは興味をもってもらえるような一文を考えましょう。
特徴3.パーソナライズできていない
新規開拓のためのメールで効率化を図るために、テンプレートを利用することがあります。しかし、あまりにも相手に向けてパーソナライズできていないとメールを読んでもらえません。少なくとも誰宛てに発信しているメールなのか、送り先の社名や個人名を入れて送信する必要があります。
特徴4.添付データやファイルに不備がある
添付データやファイルに不備があると、自社や商品について知ってもらう機会を逃してしまいます。送付する前に問題ないか確認しておくことが重要です。
また、ファイル自体に問題はなくても、添付ファイルのデータが重いと見てもらえないこともあります。メールにデータを添付するときは適切なサイズを意識しましょう。
特徴5.端末によって読みにくい
メールは、パソコンだけでなくさまざまな端末で開封される可能性があります。パソコン上の表示をもとにメールを作成すると、メールが読みにくくなってしまい最後まで読んでもらえないこともあります。
端末によって読みにくい状況を防ぐために、テンプレートを使い分けるなどの工夫も必要です。
新規獲得につながる営業メールのポイント5つ
営業メールは、受け取る側の立場になって考え、読んでもらえるような内容にすることが大切です。ここでは、営業メールから新規開拓につなげるためのポイントを5つに絞って解説します。
ポイント1：件名で営業色を感じさせないようにする
営業メールの開封率を大きく左右する件名は、受け取った側に営業色を感じさせないようにすることが大切です。営業色の強い件名であれば、「営業メールか」と読む気力を失くさせてしまうかもしれません。
どのような件名に興味を持ってもらえるか、大量にメールを受け取っている相手の立場になって考えてみることが大切です。
また、メールは必ずしもパソコンで見るとは限りません。近年では、スマートフォンユーザーが多いこともあり、件名は20文字以内を目安に、簡潔にまとめるのがポイントです。
メールの本文がどのような内容なのか、ひとめで分かるような件名にすると良いでしょう。自社の実績を含めれば、より目を惹くような件名になります。
例えば「新商品〇〇のご紹介（〇〇株式会社）」「〇〇展示会のお知らせ（〇〇株式会社）」のような簡潔な内容が好ましいといえます。
ポイント2：相手の情報も詳しく記載する
営業メールを送る際は、自社の情報だけでなく、相手の情報も詳しく記載することが大切です。「担当者様」だけでは、メールを読んでほしい人が不明確といえます。仮に別の部署の人がメールを受け取った場合、誰に転送したら良いか分からなくなります。
「誰に宛てたメールなのか」「誰に読んで欲しいのか」まで明記すると、丁寧な営業メールといえるでしょう。例えば「〇〇部署の〇〇様へ」まで記載するとベストです。
担当者の名前が分からない場合は、せめてどの部署宛てなのか記載すると良いでしょう。一切相手の情報を記載していないと、「一斉に送られた営業メール」と解釈されるおそれもあります。
また「自社のことを知らないまま送っているのではないか」と、受信側からの評価も低くなり、そもそもメールを読んでもらえない可能性もでてくるでしょう。営業メールを送る際は、営業先の情報を事前に調べておくことが大切です。
ポイント3：顔合わせをするメリットを伝える
顔合わせは成約につなげるための重要なプロセスです。
実際に顔を合わせると、営業マンの人柄や雰囲気が伝わり、比較的信頼感を持ってもらいやすいです。営業メールは「顔合わせをするための挨拶」ともいえます。
しかし、アポを取る＝「相手の時間を使わせる」という意識は常に持っておきましょう。メールを読む相手に、顔合わせをするメリットをきちんと伝える工夫が必要です。
企業のニーズによってアピールポイントはさまざまですが、例えば「〇〇の課題について解決できるツールをいくつか紹介させていただきます」「導入実績に関する資料をお持ちいたします」などが有効でしょう。
ポイント4：送信する時間帯も考慮する
電話と違い、営業メールはいつ送信しても大丈夫ですが、時間帯にも考慮してタイミング良く送ることが大切です。夜に送信すると、始業後に多くのメールと一緒にまとめてチェックされるため、埋もれてしまう可能性も少なくありません。
朝と夕方の時間帯に送信するほうが、大量のメールに埋もれるリスクが少なくなるでしょう。会社の始業時間にもよりますが、朝であれば、9時や10時に送るのがおすすめです。夕方であれば、終業前の16時や17時などが良いでしょう。
また休日や祝日なども避けたほうがベストです。メールを確認できない曜日は、メールが大量に溜まってしまい、自社の営業メールが埋もれてしまうおそれがあります。
また月曜日は休日に溜まったメールをまとめて確認することが多いため、自社の営業メールが目に留まらない可能性も少なくありません。そのため、火曜日以降に送るのがおすすめです。
ポイント5：返信に素早く対応する
メールに返信があればすぐに対応するようにしましょう。メール文にこだわるあまり返信が遅くなるのは良くありません。メッセージが届いていないのではなど対応に時間がかかると相手を不安にさせてしまうためです。
また、打ち合わせなどへの導線が短いほど成約の可能性は高まることも理由として挙げられます。
返信があったら、できるだけすぐに相手がほしい情報を提供できるよう準備しておきましょう。時間がかかるようであればその旨を伝えておくことも重要です。返信を受けた後にしっかり対応することで、顧客に安心感を与えられます。
【例文】開封率アップ！新規開拓につながる営業メール
初めての相手に営業メールを送る際、どのような件名や内容で送るのが良いのでしょうか。アポイントメールとセミナー開催の案内を例に、新規開拓につながりやすい営業メールの例文を紹介します。
例文1.アポイントメール
件名：新商品〇〇のご案内「株式会社〇〇」〇〇株式会社 〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の営業部 〇〇と申します。
貴社のホームページを拝見し、〇〇事業に関しまして、自社で取り扱っている新商品「〇〇」が貴社の売上に貢献できるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
この商品をお使いいただいている企業様から、「自社の売上が10%向上した」「先月よりも稼働率が良くなった」など、ご満足のお声をいただいております。
もし、ご興味いただければ、ぜひ直接お話させていただきたく存じますが、ご都合の良い日程はございますか。
直近では、下記日程でお伺い可能でございます。
・○月○日（○曜日） ○：○○〜○：○○
・○月○日（○曜日） ○：○○〜○：○○
・○月○日（○曜日） ○：○○〜○：○○
お手数おかけいたしますが、差し支えなければご都合の良い日程をお知らせいただけますと幸いです。また、そのほかの日程での調整も可能であるため、お気軽にご相談くださいませ。
お伺いする際は、サンプルとパンフレット、導入方法についてもお話しできればと思います。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
例文2.セミナーの告知メール
件名：セミナー開催のご案内（〇〇年◯月◯日開催）
お世話になっております。
株式会社〇〇の営業部 〇〇と申します。
この度、弊社主催で「○○」をテーマにしたセミナーを開催することになりました。
今回のセミナーが貴社の○○事業にお役に立てるのではと思い、ご連絡を差し上げた次第です。
つきましては、○○部門の○○様にぜひ参加いただきたいと考えております。
以下、セミナーの詳細を記載いたしますので、ご検討いただけますと幸いです。
【セミナー名】
■テーマ：○○○
■会場：○○○
■開催日時：◯年◯月◯日 ◯時～◯時
（受付開始◯時より）
■主催：株式会社○○
■セミナー詳細URL：○○
お手数おかけいたしますが、ご出席いただけるようでしたら◯月◯日までにお返事いただけますと幸いです。
○○様のご参加を心よりお待ちしております。
何卒、よろしくお願いいたします。
上記はあくまで参考とし、自社の商材や営業先の特徴に合った内容を組み込んで作成してみてください。
加えて、営業メールの開封率を高めるには、送信するターゲットの選定も重要です。そのためには、営業リストの質が求められます。
反響率の高い営業リストを作成するなら、営業リスト自動作成ツール「リストクラスター」をご検討ください。
新規獲得のための営業コンサルティングも提供しています。営業課題を解決したいとお考えの企業様は、お気軽にお問い合わせください。
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まとめ
営業メールは、アポを取るための「挨拶」です。要点をきちんとまとめ、相手が読みやすい内容にしましょう。また、自社の商材を取り入れることで、どのようなメリットがあるのかなどを伝えると顔合わせにつながりやすくなります。
紹介した営業メールのコツを押さえ、魅力的な営業メールを作成してみてください。
法人営業では、直接の電話やメールでの問い合わせを避けるところもあります。このようなケースでは、企業の問い合わせフォームを利用した営業も有効です。問い合わせフォーム営業のコツについては以下の記事を参照ください。