Excel(エクセル)で営業の進捗管理を行うには?

営業の進捗管理でエクセルを使っている会社は多いでしょう。広く使用されているツールのため、使いやすいメリットがあります。 ここでは、エクセルを使って効率的に営業の進捗管理を行う方法について説明していきます。


この記事は約6分で読み終わります。

営業の進捗管理とは

営業の仕事は、営業活動のスケジュールを立ててからアポイントを取ります。それからニーズにヒアリングと商談を行い、クロージングへ移行し受注という流れが一般的です。

これらの業務のうち、現在どの段階に進んでいるか管理することを、営業の進捗管理といいます。各段階でさらに細かく管理することも多いです。たとえば、商談をリード獲得の可能性を基準に5段階のフェーズに分けるなどです。

営業業務をスムーズに進めるためには、進捗管理の重要性は高いです。

営業における進捗管理の重要性

営業の仕事において進捗管理が重要とされる理由について解説します。

正確な売り上げ予測ができる

営業状況を把握できれば、正確な売上の予測も早い段階で立てることができます。そうすれば予測に基づいた改善策も早い段階で練ることが可能になります。売上予測が良かった場合も、あまり良くなかった場合も、業務効率アップにつながります。

営業スケジュール管理に役立つ

営業活動全体の業務の進捗管理を適切に行うことで、次に行うべき業務が明確になります。そのため、スケジュール管理もしやすくなるでしょう。

逆に進捗管理がうまくできていないと、スケジュールの修正などが必要になることも多いです。

営業活動における課題を見つけられる

営業の進捗管理を行うことで、営業の流れが可視化されます。これにより、問題が発生しやすい段階を発見できるでしょう。

なぜその段階で問題が発生しやすいのか、分析した上で対策を講じることで、問題の発生を防止できます。そうすれば、業務効率化にもつながります。

例えば、先ほど紹介した商談を5段階のフェーズに分ける方法では、受注確度に応じて次の戦略を立てたり、マネージャーが評価を行ったりすることが可能です。

進捗管理を行わないと、失注する可能性に気付きにくく、トラブルの発生リスクをなかなか予測できません。対策を講じるのも難しくなります。

エクセルで営業進捗管理を行うメリットとデメリット

エクセルで営業の心経管理を行うことで得られるメリットと、注意すべきデメリットについて見ていきましょう。

メリット

エクセルは大半の企業ですでに使用されています。エクセルで営業進捗管理を行うなら、専用のソフトウェアを使用しないため、導入コストがかからないのがメリットです。社員は普段から業務でエクセルを使用しているため、教育コストもかかりません。

また、営業進捗管理用のテンプレートなども多数出回っています。テンプレートをそのまま使用したり、必要に応じて項目を加減したりすれば、導入するのに手間もほとんどかかりません。

デメリット

エクセルのファイルは、複数人で同時に編集することができません。誰かが編集している場合は、その作業が終わるまで待つ必要があります。

ほかのメンバーも待っている場合には、なかなか自分の順番が回ってこないこともあるでしょう。チームで運用するにはあまり向いていないかもしれません。

また、エクセルのファイルはデータの蓄積量が多くなると、起動が遅くなり入力の反応も悪くなります。場合によってはファイルが壊れてしまうこともあります。

エクセルではデータの紐付けが難しいこともデメリットのひとつです。データによっては別のファイルで管理しなければならないこともあります。そのため、重複入力や工数増加などの可能性も出てくるでしょう。

また、入力漏れがあっても簡単には発見できないため、ヒューマンエラーがどうしても起こってしまいます。

エクセルで営業進捗管理を行う方法

エクセルを使用した営業進捗管理は、次のようにして行います。

1.タスクに優先順位をつける

営業の仕事では複数のタスクを同時並行で行うことが多いですが、タスクを単に羅列するのではなく、優先順位を付けましょう。緊急性の低いタスクに時間をとられてしまうのを防止できます。

重要度と緊急度の両方で分類するとより分かりやすくなるでしょう。

2.完了までの時間を見積もる

どのタスクにどのくらいの時間がかかるのか見積もっておくことが重要です。見積もりしていないとスケジュールどおりに仕事を進めるのが難しくなります。初めて担当する仕事などで所要時間が分からなければ、上司や前任者に工数を確認してみましょう。

また、問題があったときに備えて、時間の見積もりはなるべく余裕を持って設定することが大事です。ギリギリの見積もりだと、予期せぬアクシデントに対応できません。

3.全体のスケジュールを作成する

個々のタスクに関してだけでなく、全体を通じて無理がないかどうかの確認も必要です。移動時間や、ほかのタスクで時間がかかる可能性なども考慮した上で作成しましょう。

エクセル上で営業進捗管理を行うポイント

エクセルで営業進捗管理を行う際のポイントについて解説していきます。

入力ルールを設ける

データを入力する際には、属人化してしまわないように、あらかじめルールを定めることが大切です。

たとえば、1行に1案件のみ入力することや、データを当てに入力することなどをルールとして明確に定めましょう。

作業効率化を徹底する

データ量が増えて動作が重くなることや、同時編集できないことによる不便さは、作業方法の工夫である程度解決できます。

たとえば、定期的にデータの整理を行うようにすると良いでしょう。不要なデータや古いデータを別ファイルに移すことで動作が軽くなります。また、作業時間をあらかじめずらして決めておくと、同時編集できない煩わしさがなくなるでしょう。

セキュリティ対策を行う

エクセルは汎用性が高く誰にでも扱えるため、情報漏洩のリスクには十分に注意しなければなりません。データを外に持ち出さないようにし、社内だけで閲覧・編集できる環境で使用することが大切です。

「リストクラスターMaps」なら営業進捗管理を簡単に行える!

エクセルでの営業進捗管理は工夫次第で効率化を図れますが、それでも限界があります。そこで、オリジナル営業マップ作成ツール「リストクラスターMaps」を使用してみてはいかがでしょうか。

「Google Maps API for Business」を使用しているため、直感的な操作が可能です。顧客情報の登録はもちろんのこと、前回いつ訪問してどんな話をしたのかという情報も正確に記録できます。エリアマーケティングにも活用できるため、営業エリアの拡大に役立ちます。

スマホとPCの両方からアクセスできるため、出先でも情報を確認できて便利です。エクセルと違って、同時編集できないというような不便さもありません。動作も軽快で快適に利用できます。

営業進捗管理をスムーズに行いたいなら、ぜひ「リストクラスターMaps」の利用を検討してみてください。

まとめ

営業の進捗管理でエクセルを使用する方法なら、導入のハードルが低く、浸透しやすいことがメリットです。ただ、同時編集できないことやデータ量が増えると重くなりがちな点も考慮しなければなりません。入力ルールを設けたり、定期的にデータの整理をしたりする必要があります。

エクセルでの営業進捗管理は不便だと感じたら、「リストクラスターMaps」の利用を検討してみてください。